POLITICHE DI RIMBORSO

Premessa

La presente policy disciplina le condizioni e le modalità relative alla gestione delle richieste di rimborso e/o cancellazione concernenti tutti gli eventi organizzati da Promus APS (di seguito, l’”Associazione”).

Essa si applica a tutte le iniziative organizzate dall’Associazione, inclusi a titolo esemplificativo, senza alcuna limitazione e/o esclusione, eventi quali corsi, workshop, seminari, e ogni altra attività destinata ai soci dell’Associazione e/o al pubblico, indipendentemente dalla loro durata e/o modalità di svolgimento (sia in presenza che da remoto).

L'Associazione si riserva il diritto, a propria esclusiva discrezione, di escludere specifiche attività dall’applicazione della presente policy. In particolare, la medesima non si applica agli eventi organizzati al di fuori del territorio nazionale e/o che prevedano l’intermediazione, diretta o indiretta, di agenzie di viaggio, tour operator o altri soggetti terzi operanti nel settore turistico, inclusi, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, pellegrinaggi religiosi e/o viaggi di gruppo. Resta inteso che, in tali circostanze, l’Associazione non assume alcuna responsabilità in relazione all’organizzazione, alla gestione o all’esecuzione di tali eventi, che rimangono integralmente disciplinati dalle normative applicabili ai rapporti tra gli iscritti all’evento e i soggetti terzi organizzatori nel rispetto della normativa vigente, ivi inclusa, ove applicabile, la disciplina di cui al D.lgs. 62/2018 in materia di pacchetti turistici e servizi turistici collegati.

La presente policy ha l’obiettivo di garantire trasparenza, chiarezza e uniformità nella gestione delle richieste di rimborso e/o cancellazione, derivanti dall’assenza o impossibilità a partecipare agli eventi, nel rispetto dei diritti degli iscritti e delle esigenze organizzative dell’Associazione. A tal fine, il presente documento stabilisce criteri chiari e specifici per la presentazione delle richieste di rimborso e/o cancellazione, definendo le modalità di inoltro e i termini entro cui tali richieste devono essere presentate per essere valide ed esaminate dall’Associazione.

La presente policy è stata redatta nel rispetto delle disposizioni statutarie dell’Associazione, nonché delle normative applicabili, incluse le previsioni degli artt. 1321 e 1375 del Codice Civile e del Codice del Terzo Settore (D.Lgs. 3 luglio 2017, n. 117). Eventuali modifiche legislative future saranno recepite dall’Associazione, ove necessario, al fine di garantire la conformità normativa.

1. Cancellazione da parte dell’iscritto ad un evento organizzato dall’Associazione

1.1 Cancellazione con preavviso di almeno 7 (sette) giorni

Qualora una persona, iscritta ad un evento organizzato dall’Associazione, cancelli la propria iscrizione con un preavviso minimo di 7 (sette) giorni rispetto alla data dell’evento, l’Associazione garantirà il rimborso integrale della quota di partecipazione, secondo le modalità e i termini e indicati al successivo articolo 4 della presente policy.

1.2 Cancellazione con preavviso compreso tra 3 (tre) e 6 (sei) giorni

Nel caso in cui la cancellazione venga effettuata con preavviso compreso tra 3 (tre) e 6 (sei) giorni prima della data dell’evento, l’Associazione tratterrà il 30% (trenta percento) della quota di partecipazione, a copertura dei costi amministrativi e organizzativi. Il restante 70% (settanta percento) della quota versata verrà rimborsato nelle modalità e nei termini indicati al successivo articolo 4 della presente policy.

1.3 Cancellazione con preavviso inferiore a 3 (tre) giorni

Per le cancellazioni comunicate con un preavviso inferiore a 3 (tre) giorni rispetto alla data dell’evento, non è previsto alcun rimborso, salvo il verificarsi di cause di forza maggiore debitamente documentate e soggette a valutazione da parte dell’Associazione.

In tali casi, l’Associazione si riserva la facoltà di esaminare le richieste di rimborso, caso per caso, considerando la documentazione fornita, la natura dell’impedimento e l’eventuale impatto sulle attività organizzative. In caso di accoglimento della richiesta, l’Associazione potrà concedere, a propria discrezione, un rimborso totale o parziale della quota di partecipazione.

2. Mancata partecipazione ad un evento organizzato dall’Associazione

Nel caso in cui una persona iscritta ad un evento organizzato dall’Associazione non vi partecipi, senza averne dato preventiva comunicazione all’Associazione, la quota di partecipazione non sarà rimborsata e non potrà essere usata per iscriversi a futuri eventi organizzati dall’Associazione. Fanno eccezione i casi di forza maggiore, debitamente documentati, che impediscano all’iscritto di notificare tempestivamente l’assenza. In tali casi, l’Associazione si riserva la facoltà di esaminare le richieste di rimborso, caso per caso, tenendo conto della documentazione fornita, della natura dell’impedimento e dell’eventuale impatto sulle attività organizzative.

3. Cancellazione o modificazioni ad un evento organizzato dall’Associazione

3.1 Cancellazione dell’evento

Nel caso in cui l’Associazione sia costretta, per qualsiasi motivo, a cancellare un evento già programmato, gli iscritti all’evento avranno diritto al rimborso integrale della quota versata.

In alternativa, a discrezione dell’iscritto all’evento, l’importo versato potrà essere utilizzato come credito per la partecipazione a un evento futuro organizzato dall’Associazione. In tal caso, l’Associazione fornirà specifiche indicazioni in merito alla validità e alle modalità di utilizzo del credito.

3.2 Modifica alla data o al luogo dell’evento

Qualora si rendano necessarie modifiche significative alla data e/o al luogo dell’evento, gli iscritti all’evento saranno tempestivamente informati attraverso i canali di comunicazione ufficiali dell’Associazione indicati al successivo articolo 6 della presente policy. In caso di impossibilità a partecipare, nella nuova data o presso il nuovo luogo, l’iscritto all’evento avrà facoltà di richiedere il rimborso integrale della quota versata.

4. Procedura per la richiesta di rimborso

4.1 Modalità di presentazione della richiesta di rimborso

Ogni richiesta di rimborso dovrà essere trasmessa a mezzo di posta elettronica (e-mail) all’indirizzo ufficiale dell’Associazione (info@pro-mus.it), entro 7 (sette) giorni lavorativi dalla data dell’evento per il quale si richiede il rimborso, indicando in modo chiaro e dettagliato le seguenti informazioni:

• Generalità complete dell’iscritto all’evento (nome e cognome);
• Titolo e data dell’evento per il quale si richiede il rimborso;
• Motivazione della richiesta di rimborso, con eventuale indicazione delle circostanze specifiche che ne giustificano l’accoglimento;
• Eventuali documenti pertinenti, a supporto della richiesta di rimborso;
• Coordinate bancarie (IBAN e intestatario del conto) per l’eventuale accredito del rimborso.

La mancata indicazione di uno o più dei suddetti elementi potrà comportare il rigetto della richiesta di rimborso per incompletezza.

4.2 Termini di elaborazione della richiesta di rimborso

L’Associazione si impegna ad esaminare le richieste di rimborso, regolarmente presentate, entro e non oltre il termine di 14 (quattordici) giorni lavorativi dalla data di ricezione della richiesta completa di tutti gli elementi richiesti.

4.3 Modalità di erogazione del rimborso

I rimborsi eventualmente riconosciuti verranno corrisposti tramite bonifico bancario, utilizzando le coordinate bancarie fornite dal richiedente al momento della richiesta, o altra modalità concordata con il richiedente (ad esempio, PayPal/Stripe), entro 14 (quattordici) giorni lavorativi dalla comunicazione di accoglimento della richiesta.

In caso di rimborso erogato tramite bonifico bancario, il richiedente è tenuto a garantire la correttezza e l’aggiornamento delle informazioni bancarie comunicate. L’Associazione non potrà essere ritenuta responsabilità per eventuali ritardi o mancati accrediti derivanti da errori nelle informazioni bancarie comunicate dal richiedente.

4.4 Esclusioni dal rimborso

Sono espressamente esclusi dal rimborso eventuali costi ulteriori sostenuti dall’iscritto all’evento tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, spese di viaggio, alloggio o altre spese accessorie.

L’Associazione non potrà essere ritenuta responsabile per la perdita economica derivante da tali costi, né per eventuali disagi subiti dall’iscritto all’evento in conseguenza della mancata partecipazione.

Si precisa altresì che eventuali commissioni bancarie applicate per il bonifico non saranno in alcun caso oggetto di rimborso.

5. Controversie

Eventuali controversie derivanti dalla presente policy saranno preliminarmente risolte attraverso un tentativo di composizione bonaria tra le parti. Qualora tale tentativo non conduca a una soluzione concordata, la competenza esclusiva sarà attribuita al foro della città in cui l’Associazione ha la propria sede legale.

6. Modifiche alla policy

L’Associazione si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente policy in qualsiasi momento. Eventuali modifiche saranno debitamente comunicate ai partecipanti e avranno effetto esclusivamente in relazione agli eventi futuri.

Per ulteriori informazioni, si prega di contattare l’Associazione esclusivamente attraverso i canali ufficiali indicati nel sito web dell’Associazione (https://www.pro-mus.it/contatti).